'KM' เครื่องมือต่อชีวิตองค์กรสมัยใหม่ อย่ามองข้าม

เมื่อก้าวเข้าสู่เศรษฐกิจฐานความรู้องค์กรแต่ละแห่งจะต้องเรียนรู้ให้เร็วกกว่าคู่แข่ง ด้วยเพราะจะต้องแข่งขันกับบริษัทอีกหลายแห่งจากทุกมุมโลก ดังนั้นคนในองค์กรจะต้องมีความรู้ที่ติดหนึบเหนียวแน่น แต่จะเรียนรู้ให้ไวกว่าคู่แข่งอย่างไรนั้น การจัดการองค์ความรู้จึงเข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อสร้างความสัมพันธ์สู่การปฏิบัติให้ได้ดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คือหัวใจของการทำงานสมัยใหม่


ดร.ชลภัสส์ วงษ์ประเสริฐ อาจารย์ประจำสาขาการจัดการสารสนเทศ มหาวิทยาลัยรังสิต กล่าวในงานสัมมนาเชิงวิชาการเรื่องกาจัดการองค์ความรู้ในองค์กรให้มีประสิทธิภาพว่า การพัฒนาบริษัทให้กลายเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งที่จะส่งผลให้เกิดระบบที่ได้ศักยภาพ

สินทรัพย์ที่สำคัญนอกจากจะเป็นทุนเงินแล้ว ในบริษัทหนึ่ง จะต้องประกอบด้วยทุนสำคัญคือ ทุนทางสังคมที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานความรู้และความชำนาญของบุคลากร ซึ่งกลายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในองค์กร

สมรรถนะขององค์กร แบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ความรู้ ทักษะ และทัศนคติของพนักงาน โดยหัวใจหลักก็คือความรู้ ซึ่งทุกคนจะต้องถูกพัฒนาให้เป็นเจ้าของความรู้ในองค์กร

ยุทธศาสตร์ขององค์กรจะต้องเป็นตามเป้าประสงค์ของธุรกิจ การปรับเปลี่ยนองค์กรจึงไม่เพียงเพื่อให้อยู่รอดเท่านั้น แต่เป็นการมีชีวิตอยู่อย่างยั่งยืน ยาวนาน เสมือนการลงทุนที่ไม่ได้กำไรในวันแรกแต่มองการวางแผนในระยะยาว

การจัดการความรู้(Knowledge Management) จึงต้องเกิดขึ้นด้วยเหตุผล 3 ประการ คือ 1.การตลาดในตลาดมีความรุนแรง 2. กระแสการเปลี่ยนแปลงของสังคม เศรษฐกิจที่มีผลกระทบมาจากการเปิดโลกเสรีจะต้องทำให้องค์กรเข้มแข็งพอที่จะแข่งขันได้ และ 3. ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่จะต้องประยุกต์ให้เข้ากับของเดิมที่มีอยู่

หากมีการจัดการความรู้ ความผิดพลาดในองค์กรจะไม่เกิดขึ้น เพราะจะมีขั้นตอนในการแก้ปัญหา เมื่อมีความผิดพลาดครั้งแรกเกิดขั้น ระบบจะเตรียมการสำหรับปัญหาครั้งต่อไป

ในองค์กรสมัยใหม่จะต้องพัฒนาองค์ความรู้ ความเชี่ยวชาญของคนที่เหลืออยู่ จากประสบการณ์ทำงาน ซึ่งเกิดจากการสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ และเปิดโอกาสให้คนได้เรียนรู้ พยายามผลักดันให้เกิดการพูดคุยแลกเปลี่ยนความเห็นอันจะนำไปสู่ฐานความรู้ ในบริษัทสมัยใหม่มีวิธีจัดบรรยากาศได้หลายทาง เช่น กินข้าว ประชุมแลกเปลี่ยนข้อคิดเห็นเป็นการบริหารจัดการที่ดีอย่างหนึ่ง ซึ่งจะช่วยลดข้อขัดแย้ง หรือปรับสำนักงานให้เอื้อต่อการจัดการ มีพื้นที่ให้เสนอความเห็น และรับรู้การทำงานอย่างถ้วนทั่วองค์กร

จึงไม่น่าแปลกใจว่าการเรียนรู้และการทำงานกลายเป็นเรื่องเดียวกัน โดยพนักงานจะต้องรอบรู้เรื่องงานในหน้าที่ของตนเอง และต้องเรียนรู้ตลอดชีวิตเนื่องจากการทำงานต้องเคลื่อนตัวทุกวันให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง

หลายองค์กรจึงเลือกเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการทำงานให้หดเล็กลง เพราะหากขยายตัวมากเกินไปจะเคลื่อนตัวลำบากและอุ้ยอ้าย ดังนั้นองค์กรขนาดเล็กจะปรับตัวและยืดหยุ่นได้เร็วกว่า นอกจากนี้ยังให้ความสำคัญเรื่องคุณภาพ ซึ่งไม่ได้หมายความว่าจะต้องดีที่สุด แต่หมายความว่าสามารถปรับใช้ให้เข้ากับความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าได้หรือไม่? อย่างไรก็ตามจะต้องตระหนักถึงเป้าหมายขององค์กรด้วยว่าให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นคุณค่าหลักหรือไม่?

เมื่อผู้บริโภคต้องการสินค้าที่ราคาต่ำที่สุด แนวคิด Logistics Supply chain management ขึ้น ทำให้ราคาสินค้าต่ำกว่าคู่แข่งเพื่อขายได้มากกว่า อาศัยความรวดเร็วในการตอบสนอง เป็นการใช้นวัตกรรมใหม่ๆ ที่ผู้บริโภคคาดไม่ถึง เป็นการบริการเหนือความคาดหมายโดยเน้นบริการเชิงรุก ซึ่งกว่าจะเป็นอย่างที่หวังได้นั้น จะต้องทราบความต้องการ พฤติกรรม และทัศนคติของลูกค้าเป็นสำคัญ สิ่งเหล่านี้เกิดจากประสบการณ์ของพนักงาน และหากทำให้กลายเป็นความรู้หลักขององค์กรจะทำให้ได้เปรียบคู่แข่งขัน

ดร.ชลภัสส์ กล่าวต่อไปว่า ปัจจุบันทักษะและความสามารถของพนักงานเปลี่ยนไป ทักษะเดิมๆ ที่เคยมีอาจจะใช้ไม่ได้อีกต่อไป เมื่อองค์กรให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีและกระบวนการใหม่ๆ ตามการเปลี่ยนแปลง ซึ่งก็ไม่แปลกนักหากจะมีกลยุทธ์ใหม่ๆในการจัดการเกิดขึ้น

การออกแบบงานและการจัดการสูตรใหม่กำลังจะเกิดขึ้นในองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน การทำงานเป็นทีมจะเป็นหัวใจหลัก ด้วยความเชื่อว่า การทำงานจะต้องหาคนที่ทำสำเร็จได้มากกว่าหนึ่ง องค์กรจึงจะประสบความสำเร็จ

การจัดการความรู้ที่ว่านี้เพื่อปรับเข้ากับการทำงานไม่ได้เกี่ยวข้องกับทุกเรื่อง ดังนั้นการเรียนรู้ในองค์กรจึงต้องฝังให้กลืนกับการทำงาน และดำเนินตามกลยุทธ์ของบริษัทที่กำหนดไว้ เป็นการประสานให้เกิดผลที่เกินคาด หลายแห่งที่ประสบความสำเร็จจะใช้การเรียนรู้เป็นตัวดึงดูด เช่น ให้ทุนการศึกษา หรือเปิดโอกาสให้แสดงความรู้อย่างเปิดเผย

หัวใจของการจัดการความรู้ก็คือ ทำให้องค์กรเดินหน้าอย่างต่อเนื่องด้วยความเสถียร พนักงานจะลาออกหรือไม่จะไม่มีผลกับบริษัท เนื่องจากระบบได้เก็บความรู้ส่วนนั้นไว้ก่อนแล้ว ฉะนั้นองค์กรที่ยังขาดประสิทธิภาพในวันนี้ หากเริ่มต้นแล้วจะทำให้เดินได้อย่างต่อเนื่อง สำหรับองค์กรที่เชื่อมั่นว่าบริษัทของตนเองดีอยู่แล้วนั้น เป็นความเชื่อที่ผิดและจะนำไปสู่ความล้มเหลว

อย่างไรก็ตาม การจัดการความรู้จะต้องทำด้วยความระมัดระวัง และคัดกรองอย่างดี ไม่เช่นนั้นความรู้ที่ได้มาจะกลายเป็นขยะ และจะไหวตัวไม่ทันในกระแสการแข่งขันที่ดุเดือด